法定社會組織的機關(guān)和部門的負(fù)責(zé)人一般要對權(quán)力機關(guān)如上級機關(guān)部門或者代表大會、董事會等作述職報告,這是推動社會組織工作的重要因素,對于促進和監(jiān)督社會組織各項工作有著重要的意義。
述職報告可以說是工作報告中的總結(jié)性報告。報告是向上級機關(guān)陳述事項的上行文,屬于行政公文中議案、報告和請示三個上行文之一。《國家行政公文處理辦法》規(guī)定“報告適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機關(guān)的詢問”。報告中的總結(jié)性報告多用于提交大會進行討論,如各級政府向同級人民代表大會所作的“政府工作報告”。這種報告雖然是代表法定社會組織及其部門的,卻是在報告人自身負(fù)有全責(zé)的情況下運轉(zhuǎn)工作的,實質(zhì)上就是述職報告。可以看出,述職報告是社會組織機關(guān)和部門的負(fù)責(zé)人向上級管理機關(guān)陳述自己某一階段工作情況,進行總的回顧,找出內(nèi)在規(guī)律,以指導(dǎo)未來實踐的履行職務(wù)情況的口頭報告。作為綜合性較強的公文,屬于報告的一種,又與總結(jié)和講話稿相似。
一、述職報告的特點
(一)個人性。述職報告對自身所負(fù)責(zé)的組織或者部門在某一階段的工作進行全面的回顧,按照法規(guī)在一定時間(立法會議或者上級開會期間和工作任期之后)進行,要從工作實踐中去總結(jié)成績和經(jīng)驗,找出不足與教訓(xùn),從而對過去的工作做出正確的結(jié)論。與一般報告不一樣的是,述職報告特別強調(diào)個人性。個人對工作負(fù)有職責(zé)。自己親身經(jīng)歷或者督查的材料必須真實。這就要在寫作上更多地采用敘述的表達方式。還要據(jù)實議事,運用畫龍點睛式的議論,提出主題,寫明層義。講究擺事實,講道理;事實是主要的,議論是必要的。在寫法上,以敘述說明為主。敘述不是詳敘,是概敘;說明要平實準(zhǔn)確,不能旁征博引。
(二)規(guī)律性。述職報告要寫事實,但不是把已經(jīng)發(fā)生過的事實簡單地羅列在一起。它必須對搜集來的事實、數(shù)據(jù)、材料等進行認(rèn)真的歸類、整理、分析、研究。通過這一過程,從中找出某種帶有普遍性的規(guī)律,得出公正的評價議論,即主題和層義以及眾多小觀點(包括了經(jīng)驗和規(guī)律的思想認(rèn)識)。議論不是邏輯論證式,而是論斷式,因為自身情況就是事實論據(jù)。如果不能把感性的事實上升到理性的規(guī)律性的高度,就不可能作為未來行動的向?qū)А.?dāng)然,述職報告中規(guī)律性的認(rèn)識,是從實際出發(fā)的認(rèn)識,實踐理性很強,也就不需要很高的思辯性。不管怎樣,述職報告是否具有理論性、規(guī)律性是衡量一篇述職報告好壞的重要標(biāo)志。述職報告的目的在于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),使未來的工作能在前期工作的基礎(chǔ)上有所進步, 有所提高,因此述職報告對以后的工作具有很強的借鑒作用。任何一項工作都不可能是憑空而來,總是具有一定的繼承性與創(chuàng)新性。而繼承性,就是要繼承以前工作中的一些好的方面,去掉不好的方面,然后加以創(chuàng)新,工作才會有進步,完全拋離過去的工作創(chuàng)新是不可能的。策略性也是規(guī)律性的一個方面。策略即今后工作計劃,是述職報告的重點內(nèi)容。
(三)通俗性。面對會議聽眾,要盡可能讓個性不同、情況各異的與會代表全部聽懂,這就決定了講話稿必須具有通俗性。對于與會者來說,內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是通俗易懂的。即使是專業(yè)性、學(xué)術(shù)性很強的內(nèi)容,也要盡可能明晰準(zhǔn)確,以與會者理解為標(biāo)準(zhǔn)。形式更是通俗的。結(jié)構(gòu)是格式化的。語言則是口語化的。不同于一般的科學(xué)文章,更不同于一般的公文,最明顯的一點是語言的口語化。一般的科學(xué)文章,主要訴諸人們的視覺,要讓讀者理解,語言就要概括精練,甚至講究專業(yè)性。而一般公文尤其是行政公文,語言更是規(guī)范的,有的格式用語甚至是特定的,最重視的是準(zhǔn)確、明晰、簡練和。相反,講話稿的語言則由講話的本身性質(zhì)所決定的,必須口語化。由于講話是聲入心通的人和人之間的傳播活動,需要更加適應(yīng)人們的接受心理,拉近講話者和聽眾的心理距離,這就特別講究語言的大眾化、口語化。
(三)藝術(shù)性。述職報告的藝術(shù)性是魅力所在,直接影響著整個報告這一藝術(shù)生命體。這樣,寫作述職報告必然聯(lián)系整體的講話活動特點來進行。“述職報告”一詞,可以分為兩部分來看待:“述職”,是主體的實質(zhì)性道理。“報告”,是呈現(xiàn)表像而又整體的藝術(shù)生命體。報告者要兩者并重。寫作述職報告,最好從上述總的認(rèn)識出發(fā)。
通俗性和藝術(shù)性,一般表現(xiàn)在口語化、感情化、個性化的語言上。寫述職報告時要變文字為有聲語言:1.語言生活化、口語化、大眾化。2.多用短句子,注意長短交叉合理,隨物(公務(wù)和感情)賦形。3.慎用文語(古語和歐化語),作點綴之用。4.少用單音詞。5.避免同音不同義或易混淆的詞語。6.不隨便用簡略語。7.還可以適當(dāng)增加語氣詞如“吧”、“嗎”之類。8.為了方便聆聽,有些標(biāo)點符號還要用文字代替,如頓號改為“和”,破折號改為“是”,引號表示否定時加“所謂”,括號補充另用文字說明等。
二、 述職報告的主題
述職報告這種帶有藝術(shù)性的論說文,正如所有科學(xué)文章如議論文、說明文一樣,一定要明確樹立一個鮮明的主題,即一個判斷句,還要在報告中反復(fù)突出。提取對現(xiàn)實公務(wù)的認(rèn)識,一定要從客觀上考慮報告對象所關(guān)心的問題,針對問題作出 自己的解答。要適應(yīng)受眾的心理需要,使之產(chǎn)生親切感、參與感和沖擊力。主題一般是明晰的,但是,比起一般的事務(wù)性公文寫作來說主題要集中、新穎、深刻得多。主題要概括全文內(nèi)容即對社會組織公務(wù)情況的深刻認(rèn)識及辦事意向。工作的“主張”、目標(biāo),在報告中就是“主題”。確定主題,這是寫作首要而且最為重要的工作。要總結(jié)出一個集中議論的句子即主題句——口號、標(biāo)語、廣告語,深入人心,作為標(biāo)題并貫穿全文、反復(fù)突出,還要符合記憶規(guī)律(7個字左右),最好讓聽眾口耳相傳。
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